שוב להדגיש שערכות ההדרכה משמשות כמסגרת, כשלכל רשות נבנית תכנית המדגישה את צרכיה ומאפייניה הייחודים

שלבי בניית התכנית:

1.  היכרות עם הרשות ומאפייניה, הכרות עם מערך החירום הקיים, בדיקת צרכים והקמת ועדת היגוי.
2. בניית תכנית הדרכה תוך התייחסות והתאמה למאפייני הרשות בסיוע שאלון התארגנות, וכן תמחור התכנית.
3. הדרכות מועברות ע"י מרצים מהתחום. במידת הצורך נערכות ישיבות ביניים שמטרתן לבחון שינויים, תוספות והתאמה נוספת של התכנית לאור המידע שמתקבל במהלך ההדרכות.
4. בסופה של התכנית נערך מפגש סיכום ונבנית תכנית שימור.

הליך הדרכת הערכות

•  איש הקשר יתאם עם המפקח המחוזי של תחום בכיר ארגון ומינהל ברשויות המקומיות ועם מרכז הנושא מטעם תחום בכיר ארגון ומינהל ברשויות המקומיות , קבוצות הלמידה, תאריכים ומקומות ביצוע הלמידה זאת לאחר שהערכות תוצגנה ע"י מרכז הנושא מטעם תחום ארגון ומינהל ברשויות המקומיות והמדריך המיועד לקיים את קבוצות הלמידה. לגבי כל ערכה וערכה יפורט:
  • מטרת הערכה.
  • אוכלוסיות היעד לה מיועדת הערכה.
  • גודל קבוצת הדרכה אחת לערכה זו.
  • מספר ימי הדרכה ושעות הדרכה.
  • עלות כל ערכה וחלק הרשות המקומית בכל ערכה. ללא הוצאות האירוח שיהיו ע"ח הרשות המקומית . (השתתפות הרשות המקומית תהיה 25% מהעלות. בהדרכות ישתתפו עובדי המחלקה לשירותים חברתיים ועובדים אחרים).

• בסיום המפגש, המחלקה לשירותים חברתיים והרשויות המקומיות יקבעו:
  • לגבי אלו מהערכות יתבצעו קבוצות למידה ברשות המקומית  וכמה קבוצות למידה יהיו מכל ערכה.
  • רשימת המשתתפים בכל קבוצת למידה. רשימת המשתתפים תכלול את:
    •  שם העובד.
    •  כתובת וטלפונים.
    •  חלקיות משרתו.
    •  תפקידו ברשות המקומית ברגיעה.
    •  שיבוצו בתפקיד ברשות המקומית בעת אירוע חירום.

•  הרשימות יועברו למפקח המחוזי של תחום בכיר ארגון ומינהל ברשות המקומית  ולמרכז הנושא מטעם תחום בכיר ארגון ומינהל ברשויות המקומיות. המפקח והמרכז יבדקו עם הרשות המקומית  כי אכן האנשים ברשימות משובצים בפועל לתפקידיהם בעת אירוע חירום , קיבלו על כך הודעה מוסמכת מטעם הרשות המקומית ויודעים על כך. (העתקי ההודעות והשיבוץ לשעת חירום ישמרו במסגרת המחוז).

•  עם אישור הרשימות והקבוצות יקבעו איש הקשר ומרכז הנושא את מועדי קבוצת הלמידה ומקומות ביצוע הלמידה. הרשות המקומית  תקצה מקום התואם את הפעילות על פי הערכה, וכיבוד קבוצת הלימוד בכל יום. הוצאות האירוח, כאמור (מקום + כיבוד) על חשבון הרשות המקומית .

• הרשות המקומית תוציא הזמנה למשרד לקבלת השירות: קיום קבוצת למידה (לביה"ס המרכזי או לגורם אחר). ההזמנה תאושר בחתימת המפקח המחוזי של תחום בכיר ארגון ומינהל ברשות המקומית  לאחר התשלום המחלקה לשירותים חברתיים תדווח על ההוצאה לקבלת החזר בגובה 75% מההוצאה.

• המדריך, שיוצב לבצע ההדרכות לרשות המקומית (יחד עם אנשי פיקוד העורף), והשתתף בפגישות ההכנה עם מרכז הנושא, יכין תרחישים מתאימים עם אנשי הרשות המקומית לקראת הפעלת קבוצות הלמידה.

• המקשר מטעם הרשות המקומית  יחד עם מפקח תחום בכיר ארגון ומינהל ברשות המקומית  יוציאו ההזמנות למשתתפים לקבוצות הלמידה. יקוימו קבוצות הלמידה.

• מרכז הנושא מטעם תחום בכיר ארגון ומינהל ברשות המקומית  , בעזרת המפקח המחוזי מתחום בכיר ארגון ומינהל יוודא קיום קבוצות הלמידה בהתאמה לתכנון.

• מרכז הנושא ירכז מידע מהפעילויות ברשויות המקומיות השונות לצורך העלאת הצעות לעדכון ערכות ההדרכה ותכניות העבודה.

• האישורים, הפעולות והשתתפויות המשרד, בהיקף האפשרי, במסגרת התקציב.